As empresas devem, desde já, a começar a se organizar para o eSocial. É hora de trabalhar os processos, buscar o diálogo com as organizações contábeis, profissionalizar os departamentos e treinar um responsável por comunicar à assessoria contábil todos os eventos previstos nas obrigatoriedades.
1) Regularize todos os programas de saúde ocupacional antes de entrar no eSocial. Entre eles PCMSO, PPRA, CIPA, PPP. Existem empresas especializadas em medicina e segurança ocupacional que se encarregarão da elaboração de todos esses programas.
2) Mantenha o acompanhamento dos processos trabalhistas para que sejam informados adequadamente. É preciso criar um perfil de acesso para que o advogado da empresa mantenha o eSocial atualizado quanto aos eventuais litígios.
3) Profissionalize as políticas e práticas do Departamento Pessoal da empresa. É preciso criar processos definir quem vai entrevistar os candidatos às vagas, quem vai cobrar os documentos e quem vai passar todas as informações para a empresa de contabilidade comunicar realizar a comunicação do evento.
4) Crie processos para atender todas as demandas e prazos do eSocial em tempo hábil. Os gargalos estão na admissão – tem que ser comunicada antes de o funcionário começar a trabalhar – e na comunicação de um afastamento – 24 horas após o conhecimento do fato.
5) Estabeleça um contato direto entre o encarregado de Recursos Humanos e a contabilidade. O diálogo deve ser permanente para que os eventos sejam informados à organização contábil em tempo hábil.
6) Utilize exaustivamente o ambiente de testes para verificar o funcionamento e os dados a serem informados. A contabilidade vai fechar a folha de pagamento e tirar o relatório das contribuições a pagar, mas a empresa informará os eventos em tempo hábil.
7) Encare o desafio do eSocial apostando nos benefícios que proporcionarão mais segurança jurídica, trabalhista e tributária para a empresa. Ninguém tem motivação para investir em uma ferramenta que só agregaria valor ao governo.
O fluxo de informações do eSocial
Os dados encaminhados pela empresa são distribuídos entre os órgãos interessados e o grande protagonista desse processo de recepção e distribuição é a Receita Federal.
- Informações sobre benefícios previdenciários …….>INSS
- Informações do fundo de garantia ou Sistema Financeiro da Habitação ……>Caixa Econômica Federal
- Informações sobre contribuições previdenciárias ……>Receita Federal ou Previdência Social
- Informações sobre fiscalização do trabalho ……>Ministério do Trabalho e Emprego
