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Seguro, prático e rápido, o processo de assinatura digital de documentos veio para ficar. Essa tendência se fortaleceu durante a pandemia e traz grandes vantagens para as empresas, uma vez que dispensa o papel, vale tanto quanto uma assinatura física e ainda torna a gestão de documentos mais eficiente e ambientalmente mais sustentável.
“Com a adoção das assinaturas digitais, podemos agilizar documentações que precisam ser assinadas por mais de uma pessoa. Além disso, ao dispensar o uso do papel, pode-se arquivar tudo diretamente no servidor ou nuvem, o que conhecemos como tecnologia cloud, que aumenta a segurança das informações e também possibilita uma organização mais eficiente para o trabalho”, explica Guilherme Baumworcel, CEO da Rupee, plataforma de tecnologia que gerencia e agiliza tarefas fiscais, tributárias e contábeis.
Além de agilidade, outra característica interessante das assinaturas digitais é o seu caráter tridimensional. Elas incorporam camadas de informação, indicando quem assinou o quê, quando, onde e como, reduzindo assim o risco de fraudes, já que, por meio de uma auditoria, pode-se obter uma trilha segura de metadados, com todas as informações do documento.
“Quase como uma impressão digital, esse tipo de assinatura é uma mensagem codificada única, que permite a vinculação do documento ao assinante e total integridade dos dados, garantindo às empresas muita segurança nos processos contratuais ”, ressalta o CEO. Para isso, é necessário um certificado digital, que assegure a segurança das informações e a autenticidade dos assinantes.
Outra vantagem é que, com a praticidade de poder ser feita em qualquer lugar, a qualquer hora, pelo celular, notebook ou tablet, as assinaturas digitais dispensam não só o papel, como também taxas de envio dos documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de papeladas.
“Tudo isso traz agilidade e diminui burocracia, otimizando o tempo das áreas de gerenciamento jurídico, contábil, fiscal, compras, compliance, entre outras mais diversas áreas das empresas”, finaliza Baumworcel.
