Sindirepa SP
A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), promulgada em setembro de 2020, estabelece uma série de regras para o tratamento dos dados pessoais e, responsabiliza criminalmente o indivíduo que divulgar essas informações sem autorização. Com a informatização fiscal de nosso País, as empresas, ao emitir as notas fiscais eletrônicas, passaram a ter acesso a muitos dados pessoais dos clientes e também aos chamados sensíveis (como RG, CPF, endereço, telefone, etnia, orientação sexual, entre outros) aumentando consideravelmente a responsabilidade do prestador de serviço sobre essas informações.
Portanto, a escolha de um bom software de gestão, que reúne todos esses dados, torna-se fundamental para garantir a segurança do cadastro do cliente Ao fazer a escolha do programa, o empresário deve ter alguns cuidados:
❖ Ter um documento da empresa que fornece o software de gestão informando que segue todas as recomendações da LGPD;
❖ Cobrar uma formalização da empresa que fornece o software de gestão de sua oficina sobre a manutenção do backup dos dados e principalmente que ela não usará destes dados para quais outros fins que não sejam os objetivos propostos no contrato firmado entre a oficina e a empresa de software;
❖ Não repassar dados dos clientes para empresas terceirizadas, como por exemplo, empresas que fazem o pós-venda sem uma autorização por escrito do dono dos dados (seu cliente);
❖ Ajustar o orçamento ou o check-list para que o cliente assine permitindo que sua oficina manipule os dados dele, sem revelar para terceiros.
A escolha de senhas fortes, contendo números, letras maiúsculas e minúsculas e caracteres especiais (*, %, @ etc), é outro cuidado que o dono da oficina deve ter para manter os dados dos clientes preservados. Uma opção é substituir letras por símbolos. Exemplo: na palavra “senha”, pode ser escrito como “53nh@” pela semelhança dos caracteres e letras.
Sobre as senhas, a LGPD também orienta a troca sempre que um administrador ou alguém com acesso ao sistema se desligar da empresa e/ou a cada 60 dias. Outros cuidados, ainda para blindar dados cadastrados na oficina são: contratação de um sistema antivírus, evitar que na mesma máquina onde se utiliza o sistema que guardam dados de clientes sejam abertos e-mails particulares ou acessados sites com conteúdo duvidosos e realizar backup (cópia) dos dados com regularidade, para evitar perdas de dados.
Para aumentar a sua segurança, o dono da empresa pode solicitar ao cliente que assine um termo, inserido dentro da própria ficha de cadastro de ciência e autorização de processamento de dados (colheita de dados pessoais e indicação de seu uso para a prestação de serviços da oficina). Recomenda-se guardar os registros durante cinco anos. Fora os cuidados com os dados dos clientes, o empresário deve preservar as informações dos funcionários que trabalham na empresa.
